HIL-nytt 1-2015

Hyllestad_Leirvik-45

Godt nytt idrettsår!

Bak oss ligg eit år med høg aktivitet for Hyllestad Idrettslag. Mange eldsjeler har stått på gjennom året for å gje dei aktive medlemmane gode tilbod i dei ulike gruppene. I tillegg til dei faste og gåande aktivitetane i form av trening og kamp, så har laget også hatt nokre arrangement i eigen regi. Fotballgruppa har arrangert miniputturnering, også i år med dei beste skussmåla frå fotballkretsen sine utsendingar. Styret har arrangert grendacup, og biljarden held ulike turneringar gjennom året med eit imponerande høgt nivå både på arrangement og utøvarar.

Kva har skjedd i 2014?

Det har også vore eit innhaldsrikt år på den administrative sida. Drifta av eit så stort lag vert stadig meir omfattande, med aukande krav til administrative rutinar, rapportering, godkjenningar, politiattestar og meir. Det har vore viktig for det sitjande styret å ta tak i dette på ein slik måte at ein skapar gode rutinar for framtida der desse manglar. Det er difor gledeleg at ein har fått på plass ei rekkje interninstruksar, arbeidsmåtar mellom gruppene og hovudstyret og politiattestar. Eit anna relativt omfattande arbeid har vore å få på plass eit medlemsregister som støttar dei nye retningslinjene frå idrettsforbundet. Laget har til no hatt ei manuell liste med namn, og ein har kravd inn kontingent og treningsavgift ved å sende ut blanke giroar i postkassane, der mottakarane sjølv må fylle ut riktig beløp og namn. Dette vert gjort for siste gang i år, frå og med 2015 tek ein i bruk idrettsforbundet sitt administrasjonssystem for idrettslag, KlubbAdmin. Her vil ein mellom anna kunne generere automatiske giroar med namn og beløp ut frå registert info.

Kvifor kjem faktura for kontingent og treningsavgift så seint?

Styret håpte lenge å kunne ta i bruk dette systemet også for 2014, og starta arbeidet med å registrere medlemmane og aktivitetane i haust. Det synte seg dessverre for omfattande, då ein treng meir opplysningar om kvart einskild medlem enn det laget har i dag. Det er mellom anna krav til fødselsdato, info om familietilknyting for dei som betalar familiemedlemsskap, telefonnummer, e-postadresse og meir, og ein valde difor å nytte same metode som tidlegare for 2014. Dette arbeidet er omfattande, men når det er gjort er det med på både å forenkle og forbetre laget sine rutinar – og framfor alt har ein då eit godkjent medlemsregister som er lett å administrere for framtida.

Korleis kan du hjelpe oss?

Hyllestad Idrettslag har ingen administrasjon, men eit arbeidande styre og gruppeleiarar som alle jobbar med laget sine oppgåver på fritida. Dersom du ynskjer å lette arbeidet vårt med å få eit oppdatert medlemsregister, så kan du bidra mykje med å sende inn fylgjande info om deg og eventuelt din familie. Send oss ein e-post til post@hyllestadil.no med namn på kvart medlem, eventuell familierelasjon og info om familiemedlemsskap, adresse, fødselsdato til kvart medlem, info om kva aktivitetar ein deltek på, mobilnummer og e-postadresse.

Kvar finst meir informasjon om HIL?

På våre nettsider, www.hyllestadil.no, vil du finne mykje nyttig info om laget og aktivitetane. I tillegg kan du fylgje oss på Facebook og Twitter. Me vil og nytte butikkane til å henge opp plakatar når det er viktige hendingar. Telefon til leiar Joakim Systaddal er 97135509.

Faktura for medlemskontingent og treningsavgift finn du her.